Administratief Medewerker / Planner

Dovida Noord-Holland-Noord
Locatie: Jan Duikerweg 17, Heerhugowaard

Ben jij een administratieve duizendpoot en wil je werken bij de trendsetter in de thuiszorg? Word jij er gelukkig van processen in te richten en de klant-/ en zorgadministratie te beheren? Werk je zeer nauwkeurig en lijkt het je leuk om de planning en coördinatie van de roosters op te pakken? Dan zijn wij op zoek naar jou voor de functie van Administratief Medewerker / Planner in Noord-Holland-Noord! 

Dovida Noord-Holland-Noord draagt zorg voor een vertrouwde oude dag. Wij doen dat door praktische en betekenisvolle ondersteuning in het leven van alledag waarbij persoonlijke aandacht de kern is: vaste Caregivers op vaste tijdstippen die samen met de klant bepaald worden. Hierdoor maken wij het mogelijk dat onze klanten – veelal senioren – zo lang mogelijk op een prettige en veilige manier thuis kunnen blijven wonen.

Wat is je uitdaging?

Je zorgt ervoor dat klanten de juiste zorg op tijd geleverd én vergoed krijgen. Hoe je dat doet? Door een strakke en foutloze administratie te beheren. Je controleert geregistreerde uren, onderhoudt contact met zorgorganisaties en het zorgkantoor, en herinnert je collega’s van Klantcoördinatie aan het opvragen van legitimatie of contracten bij cliënten.

Maar daar stopt het niet. Je houdt je ook bezig met het beheren van de klantdossiers, neemt telefoontjes aan, en staat potentiële klanten of verwijzers vriendelijk en professioneel te woord.

Daarnaast beheer je de planning van onze Caregivers die verspreid over het gebied bij klanten komen waarvan jij denkt dat ze de ideale match zijn! Je houdt contact met ze omtrent hun rooster en probeert voor hen een perfecte werk/privé balans te creëren.

Ben jij iemand die graag meedenkt en initiatief toont?

Mooi! Jij ziet waar dingen beter kunnen, denkt in oplossingen en pakt alles op wat blijft liggen. Zo geef jij niet alleen invulling aan je taken, maar ook aan je eigen rol binnen het team.

Hoe ziet jouw dag eruit als Administratief Medewerker?

Vandaag begint jouw dag uiteraard met een kop koffie. Je ziet dat je een mail hebt van een Klantcoördinator dat er volgende week een nieuwe klant moet starten. Je maakt eerst een mooi rooster met die ene caregiver waarvan je weet dat ze graag meer uren wilt werken. Deze medewerker past precies bij deze nieuwe klant, mooi een ideale match! Vervolgens ga je snel de klant in het systeem (ONS) Nedap zetten. Je houdt hiervoor het Excel bestand bij zodat je zeker weet dat het dossier bij de start op orde is.

Vervolgens kijk je in het systeem Vecozo om te zien of er nog indicaties aangevraagd moeten worden. Je ziet dat er extra ruimte is in het budget van een klant die graag meer zorg zou willen, dat is mooi! Je geeft het gelijk door aan de planning en de Klantcoördinator.

Na een gezellig lunch met collega’s zie je dat bij de nieuwe klant de gegevens voor de huisarts missen, snel opvragen bij de contactpersoon! Zodra je de gegevens binnen hebt voeg je die toe en kan het excel weer worden bijgewerkt.

Vervolgens krijg je een telefoontje dat een Caregiver volgende week graag aan avond vrij wilt, dat wil je best regelen als die medewerker dan die ene dienst oplost die voor morgen open staat. Ze kent deze klant en dat wilt ze best oppakken, mooi dat dit wordt opgepakt!

De dag sluit je af met het in orde maken van een contract voor een particuliere klant. Fijn, dan kan de zorg gelijk morgen opgestart worden!

Wat zijn daarnaast jouw werkzaamheden als Administratief Medewerker/planner?

• Zorgdragen voor de compleetheid van de klantdossiers (conform NZa-regelgeving);
• Beheren van de klantindicaties in Vecozo;
• Opstellen van contracten voor klanten maar ook voor andere zorg organisaties in het geval van onder aanneming;
• Beheren van Excel overzichten met beschikbare ruimte in indicaties;
• Beantwoorden van de centrale telefoonlijn;
• Beheren van de rooster van de Caregivers;
• Inplannen van nieuwe klanten / uitbreidingen bij bestaande klanten.

Wie jij als persoon bent is voor ons zeer belangrijk.

Jij bent degene die het hoofd koel houdt terwijl anderen het overzicht kwijt zijn. Als er onverwachte dingen op je pad komen, blijf jij kalm en flexibel. Jij weet precies wat prioriteit heeft, werkt nauwkeurig en neemt verantwoordelijkheid waar dat nodig is. Dankzij jouw sociale en communicatieve skills schakel je makkelijk met collega’s én met externe partijen, zoals andere zorgorganisaties. Jij bent het aanspreekpunt dat vertrouwen uitstraalt en altijd weet wat er speelt.

Wat breng je nog meer mee?

• Een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in de administratieve richting;
• Ervaring met ONS Nedap en/of Vecozo is een pré;
• Ervaring met Microsoft Office en zeer handig in het gebruik van administratieve tools (Excel e.d.);
• Prettige manier in communiceren, zowel mondeling als schriftelijk;
• Flexibiliteit (bereikbaarheidsdienst) en geen 9 tot 5 mentaliteit;
• Heb je de ambitie om met ons het verschil te maken in de regio en jezelf uit te dagen in je ontwikkeling;
• Jij bent ervan overtuigd dat dit de manier van zorg is die je je eigen (groot)ouders toewenst.

Wat wordt je geboden?

• Een functie voor 32-36 uur, waar geen dag hetzelfde is;
• Een enthousiast en betrokken team waar klant- en medewerkersbeleving hoog in het vaandel staat;
• Waardevol werk binnen een groeiende en vernieuwende organisatie die anders durft te denken en tegen de stroom in durft te gaan. En met succes: Dovida Noord-Holland-Noord wordt gewaardeerd op ZorgkaartNederland met een gemiddeld cijfer van 9,2;
• Salarisindicatie conform cao VVT schaal 35 - 40;
• Je rapporteert aan de Manager Backoffice.

Dovida Noord-Holland-Noord

Dovida Noord-Holland-Noord is een echt familiebedrijf onder de bezielende leiding van Babette en Marco Groffen. Zes jaar geleden begonnen in Alkmaar en omgeving, drie jaar geleden een vestiging geopend in Westfriesland en sinds 1 juni jongstleden ook actief in de regio Schagen. Dovida NHN heeft vanaf de start een stevige groei doorgemaakt van 20-25% in aantallen medewerkers en aantallen klanten: momenteel werken er ruim 130 mensen bij Dovida NHN. Dovida NHN heeft de ambitie om marktleider te zijn op het gebied van dementiezorg voor kwetsbare senioren thuis in Noord-Holland-Noord.

Heb je interesse in dit mooie en zinvolle werk? Dan gaan wij graag met je in gesprek!

Spreek je ons liever direct? Bel dan naar 0722001009 en vraag naar Babette. 

Hopelijk tot snel!